Muchos usan Zoom (y cometen algunos de estos 10 errores)
Viernes 08 de Mayo de 2020, 10:42
Mala iluminación, la falta de preparación tecnológica, la forma de hablar, la posición de la cámara y la falta de modales que pueden hacer fracasar nuestras reuniones de video.Nos guste o no, nuestra vida social y laboral se transmite hoy a través de las pantallas de celulares, tablets y computadoras.
De un día para el otro, sin vocación, ni preparación, pasamos de sujetos semi pasivos de las redes sociales a convertirnos en protagonistas necesariamente activos.
Esta suerte de improvisación, con el meritorio esfuerzo personal para sobreponernos a las limitaciones de la cuarentena, trajo aparejada una serie de errores que recién ahora empezamos a percibir y querer cambiar.
Cómo nos vemos en la pantalla, cómo nos comunicamos con los demás, qué parte de nuestra casa dejamos ver, cuál es el fondo que se ve detrás nuestro y cómo deberíamos hacerlo mejor.
Esas son algunas de las preguntas que surgen ahora, cuando ya nos convertimos en algo más que novatos en el arte de ser presentadores de nosotros mismos, estrellas en el ínfimo cuadradito que nos permiten mostrar los programas estrella del momento, como Google Meet, Zoom, Hangouts, Skype, FaceTime, WebEx, Microsoft Teams o similares.
Algunos de los errores más comunes tienen que ver con una suerte de norma de buenos modales que esta nueva forma de comunicación está demandando.
Otros, son cuestiones técnicas sencillas de solucionar.
Aquí un decálogo de las principales equivocaciones en la pantalla.
Error 1: Largas reuniones con cientos de personas
La primera tentación de las reuniones virtuales es hacerla con la mayor cantidad de gente posible y sin tiempo determinado.
Pareciera que ya no importa cuántos son los invitados porque no ocupan lugar.
Error, los invitados ocupan tiempo y las reuniones virtuales tiene que ser lo más breves posibles.
Un tema sobre el que se habla poco es lo cansadoras que son estas citas en la pantalla. En una reunión presencial, los canales de comunicación son múltiples.
Además de las palabras, está el tono de voz, la posición del cuerpo, los gestos de la cara y los movimiento de las manos, entre otros recursos, que completan el mensaje de cada participante.
En la pantalla, los recursos son menores y el esfuerzo de entendimiento lo hace cada uno desde su solitario lugar.
El consejo que mejora todas la demás equivocaciones en el uso de reuniones virtuales es lograr que sean cortas y con un temario específico y explícito.
Error 2: Prender la cámara sin prepararse
En medio del trabajo diario en nuestras casas, en pantuflas y jogging, nuestro primer impulso es prender la cámara y ponerse a charlar así nomás.
Error, si esto sucediera en un ambiente de trabajo tradicional, antes habrías pasado por el espejo de tu casa, habrías combinado la ropa y te habrías peinado, mínimamente.
Hoy, el teletrabajo te encuentra como estás, y estás de entrecasa.
La buena noticia es que no hay que cambiarse de pies a cabeza, la cámara te enfoca del pecho para arriba y con solo peinarte y elegir una buena remera o abrigo, estarás en condiciones de dar la mejor impresión.
Claro que existen algunos trucos para mejorar la escena y tiene que ver con el color de la ropa que uses, la manera en que te de la luz y el fondo que mostrarás detrás tuyo, entre otras cosas.
Error 3: Dejar la computadora en el lugar de siempre
Si para la reunión usted no va a usar su teléfono o una tablet y piensa transmitir desde su compu, lo recomendable se verificar el ángulo en el que la cámara estará enfocándolo.
Tomas desde abajo suelen generar una imagen distorsionada, grandes papadas, quijadas descomunales o primeros planos de los agujeros de la nariz.
Usted no querrá convertir reproducir estas y otras rarezas en su transmisión.
Cuando una computadora portátil está en buena posición para escribir resulta muy baja para filmar. Hay que evitara la tentación de dejarla donde está y solo mover la tapa para que la cámara lo capte.
Es necesario tratar de que la cámara esté a la altura de los ojos.
Tenga en cuenta que gran parte de las películas de Frankenstein y Drácula se filmaron con la cámara baja y la iluminación extremadamente marcada. No querrá dejar la misma impresión.
Error 4: Mantener el micrófono abierto
En reuniones de grupos grandes, es imprescindible mantener el micrófono apagado mientras habla otra persona.
Hay que tener en cuenta que en esta cuarentena, la mayoría de las personas transmite desde su casa y, muchas veces, conviviendo con otra gente.
Ruido ambiente, el sonido del motor de la heladera, el microondas funcionando, los chicos hablando o el perro ladrando pueden ser un motivo de distracción para que la teleconferencia se realice rápido y bien, dos condiciones imprescindibles.
En el mundo de las nuevas normas de convivencia, no silenciar el micrófono podría considerarse una falta de respeto hacia el que está hablando.
El programa Zoom, por caso, permite mantener el audio en silencio de forma automática y activar el micrófono con solo presionar y mantener apretada la barra espaciadora.
En general, hay que seguir las mismas normas de educación que uno aplicaría en una reunión presencial: no tipear en la máquina (a menos que esté apagado el micrófono), no dejar que entre el sonido de chicos y mascotas, y, sobre todo, no comer delante del grupo porque no se los puede convidar.
Es cierto que la dinámica actual lleva a que entremos y salgamos de reuniones de video y perdamos de vista el horario de comer, o el momento para tomar un café o un mate.
Si no se puede evitar la seguidilla de reuniones, avisar al grupo que uno va a merendar durante la reunión.
Es odioso ver que el otro saborea algo que no podemos ni probar.
Error 5: Chequear los mensajes en el teléfono
Estar mirando el teléfono mientras otro habla es tan molesto como en una reunión normal.
En la pantalla también se nota y no es un buen signo, además, la falta de atención alargará la duración de la video reunión y, como ya dijimos, es la más cansadora de las opciones.
Sepa que todos se dan cuenta cuando usted está mirando el chat, otra pantalla de la misma computadora o su monitor extra.
Consejo: deje el teléfono lejos de su escritorio cuando está en una transmisión y mantenga minimizadas otras pestañas.
Enfóquese en la reunión, si siente que tendría que estar haciendo otras cosas, es el momento de terminar su encuentro virtual.
Si está conectado mediante el teléfono, evite hacer otras cosas al mismo tiempo que participa de una reunión virtual o caminar por la casa.
Error 6: Abandonar la pantalla sin decir nada
Es una norma de buena educación explicar si uno tiene que abandonar la pantalla, sobre todo en una reunión chica.
En una reunión más grande, considere apagar el video mientras no está prestando atención o tiene que atender a un chico o al perro.
La peor situación es dejar la pantalla sin usted, mostrando el fondo vacío.
No solo por la sensación de desinterés, sino porque se podría filtrar alguna imagen cotidiana que a usted no le gustaría transmitir.
En cualquier caso, hacer un gesto con un dedo, como indicando un minuto, sin interrumpir al orador, puede ser una buena solución.
Error 7: Hablar rápido
Como dijimos antes, en la pantalla se pierde mucho de la comunicación no verbal que está presente en una reunión tradicional.
Lo que también hace más difícil comunicar solo con la palabras, sin gestos, ni señas. Si a eso le sumamos los problemas de conexión que producen ralentizaciones, imágenes congeladas o pixeladas, se hace importante hablar más claro y lento que de costumbre.
Además, la intervención de terceros siempre es más lenta en la pantalla, por lo que el discurso debe dejar silencios mayores para invitar al diálogo con los otros.
Error 8: Querer aprender a último momento
Nadie nació sabiendo teletrabajar o conociendo todos los sistemas de videoconferencia.
Por eso, no tenga vergüenza en decir que no sabe compartir pantalla o reproducir un audio o video.
Pida ayuda.
Pero mejor aún, prepárese antes de su reunión y aprenda con tiempo lo que necesitará hacer en la sesión, haga una prueba y busque ayuda o tutoriales.
Practicar lo que no sabe hacer con tiempo y dedicación es ser realmente profesional, y le quitará estrés en el momento de su transmisión.
Error 9: No contar con un coordinador
Las reuniones virtuales tienen que tener un organizador designado, uno de los participantes que generalmente no es el jefe o líder de la reunión, pero que se encarga de las invitaciones y de solucionar o atender todos los problemas que surgen durante la reunión. M
uchos sistemas permiten un chateo paralelo a la conversación.
El coordinador es el que maneja ese chat, sobre todo en reuniones grandes.
Además, el coordinador debe llevar la voz cantante como un secretario de actas, propone los temas, avisa de los tiempos de cada expositor y llena esos vacíos que siempre se producen en el preciso momento en que le toca hablar a alguien y se le corta Internet o no se cargan los programas.
Error 10: Enamorarse de sí mismo
En la mitología griega, Narciso era un joven tan bello que se enamoró de su imagen reflejada en una fuente. Estaba tan encantado consigo mismo que se terminó tirando al agua y ahogando.
Las teleconferencias nos permiten, por primera vez en la historia, ver nuestra imagen en pie de igualdad con la de los otros participantes.
En las reuniones tradicionales, nunca éramos conscientes del aspecto que teníamos, ahora lo podemos chequear todo el tiempo y la tentación de mirarnos más a nosotros que a los demás es muy fuerte.
La ideas es mirar a la cámara de nuestro dispositivo, directo a la cámara, sobre todo cuando hablamos nosotros.
Así es que resulta bueno ubicarla y concentrarnos en esa tarea.
De esta forma, nuestros interlocutores tendrán la percepción de que los estamos mirando a los ojos. /Clarín
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